DOKUMENTENMANAGEMENT (DMS) & ARCHIVIERUNG

SIE SPAREN ZEIT

Wie viel Zeit vergeht, bis Sie das richtige Dokument finden?
- Machen Sie den Test, holen Sie sich anhand eines realistischen Beispiels ein Dokument aus einem Ordner.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) finden Sie Ihr Dokument in Sekunden, da jede Seite einem Volltext Scan (OCR) unterzogen und indiziert wird. Zusätzlich besteht die Möglichkeit nach Dokumententypen oder Schlagworten zu suchen.

SIE SPAREN PLATZ

Wie viel Platz nimmt Ihr Ordnersystem momentan ein?
- Denken Sie an Ihr Archiv, Ihre Aktenschränke und Papierstapel.

Alle Dokumente, die Sie archivieren, werden in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) revisionssicher gespeichert. Sie können das Original entsorgen.

DIGITALISIERUNG



WIE VIELE DOKUMENTE...

...gelangen täglich in Ihr Unternehmen? - Um die Menge an Dokumenten aus den unterschiedlichen Quellen einheitlich und mit den richtigen Informationen versehen zu verarbeiten bedarf es moderner Software, die individuell angepasst werden kann. Dabei ähnlen sich die ersten Schritte der digitalisierung:


  • ERFASSEN

    Erfassen des Dokuments aus verschiedenen Quellen wie z.B. Scanner, E-Mail, SmartPhone oder vom PC. Geben Sie ggf. weitere Meta-Daten für die Verschlagwortung oder den Workflow mit an.
  • VERARBEITEN

    Verarbeitung des Dokumentes mit verschiedenen Funktionen und Filtern. Die gängisten sind Barcode-Erfassung und OCR-Volltexterkennung
  • VERTEILEN

    Das digitalisierte Dokument wird an einen Workflow oder an ein anderes Programm weitergegeben, abgelegt oder versendet.

PERFEKT VORBEREITET?

Der erste Schritt zur Digitalisierung der Dokumente erfolgt in der Regel über den Scanner oder ein Multifunktionsgerät. Deshalb ist es wichtig die richtige Vorbereitung zu treffen und Ihre Hardware entsprechend auszurüsten.

DOPPELEINZUGSERKENNUNG

Der Sensor erkennt den Luftspalt zwischen Dokumenten und verhindert so, dass mehrere Dokumente auf einmal eingezogen werden. Dieselbe Technik wird auch in Bankautomaten benutzt.

META-DATEN

Bei einem Scan kann man immer noch zusätzlich Informationen, sog. Meta Daten, für den nachfolgenden Workflow übergeben. Vereinfacht wird die Eingabe mit großen Displays und einer Tastatur.

DUAL SCANNER

Ein Dual-Scanner scannt Vorder- und Rückseite eines Dokumentes in einem Durchlauf. Man spart Zeit und verringert das Risiko eines Papierstaus, da das Dokument nicht mehr gedreht werden muss.

LEERSEITENERKENNUNG

Eine Problematik die beim Scannen von Vorder- und Rückseite entsteht ist, dass leere Seiten mit übernommen werden. Dies kann man über eine Leerseiten-Erkennung unterdrücken.


Mehr zum Thema Multifunktionsgeräte

E-MAIL ARCHIVIERUNG

Spätestens mit den neuen Regelungen ab 2017 im GoDB steht E-Mail Archivierung hoch im Kurs, da nun E-Mails mit Rechnungen aufgebwahrt werden müssen.
Nutzen Sie die Vorteile die durch das digitale Archivieren von E-Mails entstehen und schützen Sie sich vor Abmahnungen. Dabei integrieren sich unsere Softwarelösungen bequem in Ihrem E-Mail Client.


  • Vollständige Integration Ihrer E-Mails in die Geschäftsprozesse
  • Rechtskonforme Archivierung und Einhaltung der IT-Compliance
  • Nahtlose Einbindung der Lösung in Microsoft Outlook
  • Kosten reduzieren durch Entlastung der Microsoft Exchange Postfächer
  • Schutz vor Datenverlust
  • Mehr Effizienz durch einfache Suche und schnelle Informationsverfügbarkeit


NOTIZEN

Zusatzinformationen auf Dokumenten speichern indem Sie einen digitalen Notizzettel frei auf dem Dokument zu platzieren.

STEMPEL

Markieren Sie Dokumente mit freiwählbaren Stempel in der gewünschten Form und Farbe.

WIEDERVORLAGE

Markieren Sie Dokumente zur Wiedervolage um Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder angezeigt zu bekommen.

MOBILE APP

Greifen Sie mit einer mobilen App von unterwegs auf Ihr Archiv zu. So haben Sie alle Dokumente zur Hand, wenn Sie diese brauchen.

WORKFLOW

Per Workflow können Geschäftsprozesse automatisiert und relevante Informationen vorgangsbezogen eingebunden werden. Dadurch verbessern Sie die Qualität und reduzieren gleichzeitig die Bearbeitungszeit Ihrer Prozesse.


  • Workflows bedarfsgerecht erstellen und Abläufe steuern
  • Freigaben und Kenntnisnahmen initiieren und weiterleiten
  • Berechtigungen setzen und zugewiesene Personen einbinden
  • Aktuellen Stand der Bearbeitung jederzeit einsehen
  • Hintergrund- und Sekundäraktivitäten hinzufügen
  • Flexible Anpassung bei unerwarteten Ereignissen