• 02.02.2022
• Tobias Pitzer

Der einfache Weg zum Dokumentenmanagement mit BÜROSYSTEMHAUS SCHÄFER

Der digitale Weg der Dokumentenverwaltung, was bringt mir das?
Die Antwort auf diese Frage ist relativ einfach. Man verändert seine Gewohnheiten im Umgang mit Dokumenten und arbeitet plötzlich schneller und macht weniger Fehler.

Aber erstmal Schritt für Schritt:
Eingehende Lieferscheine, Arbeitsberichte oder Quittungen erhält man häufig in Papierform also physisch. Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Pläne oder Fotos häufig digital per E-Mail und im gängigen PDF-Format.

Der altbewährte „analoge“ Weg Dokumente im Unternehmen zu verarbeiten, besteht darin, die digitalen Dokumente, die das Unternehmen erreichen, auszudrucken und über ein Ablagesystem physisch im Unternehmen zu verteilen.

Der „digitale“ Weg eröffnet uns an dieser Stelle neue Möglichkeiten. Das Vorgehen ist hier genau umgekehrt. Alle analogen Papierdokumente werden in den digitalen Prozess integriert. Dabei können die bewährten Arbeitsabläufe problemlos beibehalten werden, nur das Papier wird zum digitalen Dokument. Möglich wird dies durch Dokumenten Management Systeme (DMS).

Die erste Aufgabe eines solchen Systems ist es, die Dokumente mit möglichst wenig Arbeitsaufwand im Scanprozess zu erfassen. Durch Barcodeinformation, OCR-Durchsuchbarkeit oder Datenbankabfragen finden die Dokumente im nächsten Schritt automatisiert ihren Weg zum passenden Ansprechpartner bzw. Sachbearbeiter im Unternehmen.

Im nächsten Schritt wird unser Dokument einem Workflow zugeordnet. Somit laufen die Dokumente genau die gleichen Wege und Entscheidungsprozesse wie im analogen Arbeitsablauf.

Ein einfaches Beispiel ist die Eingangsrechnung, welche im Posteingang gescannt und somit digital an den Einkauf weitergeleitet wird. Der Einkauf prüft und gibt die Rechnung zur Bezahlung frei. Mit der Freigabe vermerkt, geht diese zur Bezahlung an die Finanzabteilung, wo die Rechnung am Ende des Workflows im digitalen Archiv abgelegt wird oder mittels einer DATEV Schnittstelle direkt an Datev übergeben werden kann.

Alle Stationen des digitalen Rechnungsweges, um bei obigem Beispiel zu bleiben, können mit digitalen Notizen, Wiedervorlagen oder Stempeln genau wie beim analogen Dokument begleitet werden.

Am Ende werden die Dokumente unveränderbar und somit revisionssicher abgelegt.

Einmal abgelegt, werden die Vorteile des digitalen Archivs deutlich. Die Dokumente können, dank Schlagworten oder einer Volltextsuche in Sekunden gefunden werden und sind für jeden Mitarbeiter gemäß seiner Berechtigung verfügbar. Ab diesem Zeitpunkt nimmt die Arbeitsgeschwindigkeit erheblich zu.

Jeder Mitarbeiter erhält mit seinen Berechtigungen Zugriff auf die Dokumente, die er in seinem Arbeitsalltag benötigt. Was bei einem klassischen Papierarchiv der Schlüssel für einen Schrank wäre, ist bei unserer digitalen Lösung durch das Benutzerrecht oder die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Benutzergruppen gelöst.

Fazit:
Durch die Überführung der analogen Dokumente in den digitalen Prozess entstehen einige Vorteile. Die Arbeitsabläufe werden einheitlicher, schneller und überprüfbar. Das digitale Archiv erspart den Gang zum Aktenschrank oder in die Altablage, sodass viele Fragen rasch beantwortet und Vorgänge schneller erfolgreich abgeschlossen werden können.
Wenn es Ihnen irgendwann einmal auf dem analogen Weg zu steinig ist, biegen Sie bei nächster Gelegenheit auf den digitalen Weg ab.
Es lohnt sich!

Der Autor / Die Autorin:

Tobias Pitzer ist ausgebildeter Netzwerkadministrator und Service Techniker. Er ist Ihr Ansprechpartner für den Verkauf und den Support rund um die Themen Software, IT und Technik.
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